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秘書

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秘書とは?

秘書は、企業のトップやエグゼクティブ(上級管理職、経営幹部、重役 )のサポートを行います。ビジネスの知識や事務処理能力はもちろんのこと、社会人としてのマナーや判断力も必要な責任の高い仕事になります。

 

秘書の仕事内容

秘書には、企業の経営幹部を補佐する「企業秘書」、医療機関の経営者や医師などを補佐する「医療秘書」、弁護士や司法書士などを補佐する「法律秘書」、そのほか「政治秘書」、「学校秘書」など、さまざまな種類があります。

上司の職業によって細かな仕事内容は異なりますが、共通する仕事内容として、上司の業務を補佐し、上司が本来果たすべき役割に専念できるようにサポートをすることです。

一般的に共通するのは以下のような仕事です。

 

(1)スケジュール管理

上司のスケジュールを管理します。いかに効率よく仕事をしてもらえるスケジュール組みをするかがポイントです。 出張の多い上司であれば、旅券・切符・宿泊施設の一切の手配も行ないます。

(2)電話・メールや来客対応

上司宛ての電話・メールの一次受けや、来客対応を行ないます。

(3)情報の管理

世の中に溢れる情報から取捨選択し、上司に役立ちそうなタイムリーな情報を伝えます。 情報の管理には、会議に使用する資料作成や、上司が瞬時に情報を確認できるようにファイリングすることなども含まれます。

(4)身の回りの環境整備

上司が仕事をしやすい環境を整えます。例えば、机や備品の配置、空調の調整など、上司が仕事をスムーズに進められるような空間を作ることも秘書の仕事です。

 

※秘書に共通する仕事の大半が裏方ですが、秘書がいることで上司は業務に専念できます。秘書は、所属する組織の発展のために不可欠な存在だと言えるでしょう。

 

秘書になるとどんなスキルが身に付くの?

秘書の仕事に必要なスキルの多くは、ビジネスマンに求められる一般的な能力です。ただ、経営陣などのそばで仕事をすることによって、より高いレベルでその能力を身に付けることができます。

(1)コミュニケーション能力

秘書は、いわば上司と周りをつなぐ中継役。秘書が周囲と良い人間関係を築いておくことで、上司の人間関係をつなぐことにも役立ちます。

そのためには、ただ単に、その場で調子を合わせられるということではなく、関係者の顔や名前、専門分野、趣味などを考慮に入れたうえでコミュニケーションを図っていく必要があります。上司の代理という立場が多いかもしれませんが、社外の人とコミュニケーションをとる機会も増えますので、社外にも多くの人脈を作ることができます。

(2)ホスピタリティ

上司が仕事をしやすいように、先々のことまで考えて主体的に行動できたり、細やかな気遣いができたりすると重宝されます。

(3)情報処理能力

資料作成にはWord・ExcelなどのPCスキルが不可欠ですし、ミスのない正確さも求められます。また、情報を取捨選択し、上司が理解しやすいようにまとめる力も必要です。

(4)英語などの語学力や異文化への知識

組織によっても異なりますが、年々、海外と関わりをもつ企業も増えています。海外の方と上司とのパイプ役を果たすには、秘書自身にも語学力や異文化を理解する姿勢が求められます。

 

秘書の1日

一般企業の秘書

8:30 出勤 
     

9:00 上司出勤     

10:00 本日のスケジュール確認。

11:00 来客(重要な取引先なので、より丁寧な対応を心がけます。)

12:00 ランチ 
      

13:00 上司あての郵便物の仕分け

13:30 上司外出(運転手に連絡して車の手配)

14:00 上司に頼まれていた会議資料の作成

15:00 上司あての電話対応

16:00 上司が帰社

17:00 残業して資料作成

19:00 帰宅

 

弁護士事務所の秘書

09:30 メール、スケジュール確認、担当弁護士の執務室清掃

10:30 会議資料準備、来客対応

11:00 電子ファイル管理、ファイリング

12:00 ランチ

13:30 裁判所へ書面提出の準備

14:30 出張手配、請求書作成準備

15:00 会議日程調整

16:00 裁判所へ外出

17:20 担当弁護士の予定確認

18:00 帰宅

 

秘書の給与(年収)

受付・秘書の平均年収は260万6436円で、国内の100職種中86位です。ただし、基本的には在籍企業により大きく異なります。日本企業の場合では、一般事務より少し待遇が良い程度になっており、外資系企業では、高水準の給与になっていることが多いです。ベテランの秘書ならば年収600~800万円も十分可能です。

また、国会議員の公設秘書は1,000万円以上の年収を稼いでいます。

国会議員秘書の年収

年齢 年収 月額給与 ボーナス
20~24歳 680.3万円 42.5万円 170.1万円
25~29歳 648.9万円~698.9万円 43.7万円 174.7万円
30~34歳 701.4万円~801.4万円 50.1万円 200.3万円
35~39歳 725.4万円~829.4万円 51.8万円 207.3万円
40~44歳 810.9万円~931.9万円 58.2万円 233.0万円
45~49歳 921.7万円~1,043.7万円 65.2万円 260.9万円
50~54歳 1,008.2万円~1,118.2万円 69.9万円 279.6万円
55~59歳 998.9万円~1,108.9万円 69.3万円 277.2万円
60~65歳 654.8万円~1,108.9万円 47.2万円 188.7万円

 

秘書の将来性

あらゆる企業や団体の活動、事業運営には、秘書は必要です。企業や団体のトップたちが本業に専念できるようにサポートをする秘書の仕事も、なくなることはないでしょう。仕事内容では、上司に言われたことをこなすだけではなく、上司と同じ目線で働くことが求められるようになっていくものと考えられています。

経営陣のパートナーとして欠かせない存在となれば、秘書の重要性は、将来的には今以上に高くなっていくと予想されます。

企業の「海外進出」や「海外からの企業進出」が盛んになり、国際化が進んでいきます。従って、語学力や欧米の接遇方法を身に付ける事も重要になっていきます。能力や技量が向上すれば、転職やキャリアアップにとても有利になります。

 

秘書になるためには?

日本では、秘書という職種で募集や採用を行っている企業は意外と少ないです。会社に入った後、適正や資格の保有状況により「秘書業務」に就かせるケースが多いです。秘書業務を強く希望するのであれば、関連資格の取得や接遇・マナー・一般常識・ビジネスマナーなどをしっかりと習得しておく必要があります。

 

秘書検定とは?

秘書検定とは、秘書として欠かせない知識や常識、社会のマナーや立ち振る舞いなど、高いコミュニケーションスキルを持っているかを判断する検定です。様々な企業や職種などで活かせる資格であり、社会からの評価も高く就職・転職などにとても役に立ちます。

「秘書検定」は公益財団法人 実務技能検定協会主催「文部科学省後援 秘書技能検定試験」のことです。この「技能」とつくからには、理論だけではなく技能部分も問われます。

秘書検定の級位は「1級」「準1級」「2級」「3級」があります。出題形式は準1級・2級・3級は選択問題(マークシート方式)と記述問題です。そして1級はすべて記述問題です。3級と2級は筆記試験のみですが、1級・準1級には筆記試験に合格すると二次試験(面接試験)があります。

 

受験資格 年齢・学歴等の制約はなく、どなたでも受験できます
※途中級からの受験も可能です
実施団体 公益財団法人 実務技能検定協会
試験時期 年3回(2月、6月、11月)
※2月は2級と3級のみ。2つの級まで併願が可能です
試験科目 理論
 1、必要とされる資質 2、職務知識 3、一般知識
実技
 4、マナー・接遇 5、技能
試験形式

【2級・3級】
筆記のみ。(約9割がマークシート択一、約1割が記述問題)
【準1級】
筆記(約6割がマークシート択一、約4割が記述問題)

【1級】すべて記述問題

【1級・準1級】
面接(筆記合格者のみ)

合格基準 筆記試験は「理論」と「実技」に分かれ、
それぞれの得点が60%以上で合格
受験料

【3級】2,600円(税込)
【2級】3,800円(税込)
【準1級】4,900円(税込)【1級】6,100円(税込)

 

秘書検定を取得するメリット

秘書業務を習得する事により、オフィスワーク全般における技能・知識も身につけることができます。秘書技能検定試験」は、女性事務職にとって唯一の職能検定試験です。その年間受験者総数は約20万人(2・3級合算)におよび、いままで500万人を超える人々が受験しています。

「秘書検定」はあらゆるビジネス・シーンに適応できる常識ある社会人をめざす人の検定です。就職難と言われる現在の社会において、社会で通用する事がアピールでき、あなたのキャリアを確実に広げる事ができる資格です。

秘書検定の勉強をすることで、秘書になるためだけではなく、今までの常識の振り返りができることでしょう。資格を取ることで、自分磨きができ、仕事へのやりがいが感じられるようになることと思います。

また、これから社会に出る方、学生の方は、自信を持って仕事に臨めるスキルを身に付けることができます。秘書検定に対する企業の興味関心も高く、就職するにあたり有利な資格として位置づけられています。

 

秘書検定の合格率は?

秘書検定の合格率は、多少の差はありますが、1級と準1級が30~35%で2級が50~60%、3級が70%程度になっています。1級と準1級については、面接試験の合格率が60%程度になっており、しっかりとした面接対策が必要になります。

第107回 平成27年11月8日 の結果
受験者数 一次合格 最終合格 合格率
1級 1,154名 651名 404名 35.0%
準1級 6,028名 3,489名 2,144名 35.6%
2級 29,187名 -- 17,054名 58.4%
3級 14,202名 -- 10,159名 71.5%

 

秘書検定の合格に必要な学習時間はどれくらい?

秘書検定を始めて受験する初学者の場合、秘書検定2級に合格するには、基礎学習と試験対策で80~100時間程度は必要と言われています。1日2時間の学習で2ヶ月程度は必要になります。

全体の50%程度を基礎学習(出題範囲のテキストを読み込む作業(インプット作業))、残りの50%を試験対策として、過去問や予想問題集をひたすら解いて理解します。ここまで行えば合格できるレベルになります。

 

秘書検定は独学で合格することは可能?

初学者にとっては、秘書検定の学習は理解が難しい場合があります。一発で合格するためには、なるべく通信講座など、秘書検定のプロのカリキュラムを利用したほうが、合格率は飛躍的に向上します。

どんな試験にも言えることですが、試験に合格することがゴールではありません。資格をしっかりと活用して職場で継続して正しく運用していくことがゴールになります。そのために合格さえすれば良いのではなく、しっかりと学習した内容を理解することが重要になります。そのような意味でも通信講座などを利用し、しっかりと学習することが必要と言えます。

 

秘書検定に一発合格を目指す「おすすめの学校や教材」とは?

学校名(教材名) 詳細

ユーキャン

生涯学習のユーキャン

秘書検定は、3級・2級・準1級・1級と4つの級に分かれており、各「級」の合格率はさまざまです。
 
特定の「級」の参考書を購入して、勉強を始めたはいいものの、「思ったより難しくて、途中であきらめてしまった」「逆にカンタンすぎて、もっと上の級を最初から目指せばよかった」…という意見もちらほら。
 
実は秘書検定試験の3級~準1級の内容は、「級」ごとに共通内容が多く、各級ごとの「深さ」をしっかり理解すれば、3階級をまとめて学ぶことが可能です!
 
ユーキャンの教材は、3階級の内容をまとめて学べる構成となっており、ムダを省いて効率的に内容を理解できます。
各級ごとに問われる問題の「深さ」も、キャラクターを使ってわかりやすく解説してくれます!

学費:35,000円 

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秘書検定試験の3級~準1級の学習内容は、共通している点が多く各級ごとの"深さ"さえ理解すれば、各級をまとめて学ぶことができます。

また、3級は基本項目となり簡単すぎるという意見が多くあるため、大原では基本項目から2級・準1級をまとめて学ぶようにしています。

学費:29,100円(秘書検定 2級・準1級対策コース) 

【資格の大原】
本気になったら大原♪

 

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